Ochranu soukromí bereme vážně. Při řešení klientských případů pracujeme s informacemi o závazcích, finanční situaci, komunikaci s věřiteli a dalšími dokumenty, které mohou obsahovat osobní údaje.
Zpracováváme pouze údaje, které potřebujeme pro konkrétní účel, omezujeme k nim přístup a snažíme se minimalizovat jejich rozsah.
Tento dokument vysvětluje, jak se osobní údaje zpracovávají v rámci projektu #NEDLUHŮM, webu ne-dluhum.cz a souvisejících služeb.
1. Správce osobních údajů
Správcem osobních údajů je:
Svoboda česká poradenská s.r.o.
IČO: 231 18 661
Sídlo: Fryčovická 457, Letňany, 199 00 Praha 9
Jednatel společnosti: Petr Svoboda
Obecný kontakt společnosti:
kancelar@czps.cz
Kontakt pro otázky ochrany soukromí a uplatnění práv:
soukromi@czps.cz
Adresa soukromi@czps.cz je kontaktním místem pro ochranu osobních údajů. Společnost tímto kontaktem neoznačuje formálně jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů.
2. Jaké údaje můžeme zpracovávat
Rozsah osobních údajů se odvíjí od toho, proč nás kontaktujete a jakou věc společně řešíme.
- jméno a příjmení,
- rok nebo podle potřeby datum narození,
- e-mail a telefon,
- adresu a další identifikační údaje, pokud jsou pro konkrétní případ nezbytné,
- údaje o věřitelích, závazcích, úvěrech a smlouvách,
- údaje o platbách, splátkách a finanční situaci,
- informace o příjmech,
- informace o exekuci, insolvenci nebo soudním řízení,
- obsah komunikace s námi nebo s dalšími subjekty souvisejícími s případem,
- smlouvy, vyúčtování, výzvy, soudní či exekuční písemnosti a další klientské dokumenty,
- bankovní výpisy, přehledy transakcí nebo potvrzení o platbách, pokud jsou pro konkrétní věc potřebné,
- informace z veřejných rejstříků a veřejně dostupných zdrojů,
- údaje související s používáním webu,
- údaje související s veřejnou diskusí,
- informace poskytnuté prostřednictvím formulářů,
- další údaje, které nám sdělíte a které souvisejí s řešenou záležitostí.
3. Údaje, které standardně nepotřebujeme
Bez výslovného požadavku nám neposílejte zejména rodné číslo, kopii občanského průkazu nebo jiného dokladu totožnosti, čísla osobních dokladů, PIN, hesla, přístupové údaje do internetového bankovnictví, autorizační SMS kódy ani jiné autentizační nebo bezpečnostní údaje.
Nikdy po vás nebudeme požadovat heslo k vašemu internetovému bankovnictví ani autorizační kód k provedení bankovní operace.
Některé již existující úřední, smluvní nebo historické dokumenty mohou obsahovat širší rozsah identifikačních údajů. Pokud je celý dokument pro řešení věci potřebný, může být zpracován jako celek.
Pokud nám zašlete údaje, které pro daný účel nepotřebujeme, snažíme se jejich další zpracování omezit a podle okolností je odstranit nebo anonymizovat.
4. Odkud osobní údaje získáváme
- přímo od vás,
- z našich webových formulářů,
- prostřednictvím e-mailu,
- prostřednictvím WhatsApp Business,
- prostřednictvím datové schránky,
- při telefonické komunikaci,
- prostřednictvím rezervace hovoru,
- z dokumentů a elektronických příloh, které nám předáte,
- z komunikace s věřiteli, inkasními společnostmi, právními zástupci nebo jinými subjekty souvisejícími s vaším případem,
- od spolupracujících odborných subjektů, pokud je jejich zapojení součástí řešení věci,
- z veřejných rejstříků a jiných veřejně dostupných zdrojů.
Informace z těchto zdrojů můžeme v nezbytném rozsahu vzájemně propojovat, abychom mohli konkrétní případ správně posoudit a zpracovat.
5. Účely a právní základy zpracování
Osobní údaje nezpracováváme na základě jednoho univerzálního souhlasu. Právní základ se vždy odvíjí od konkrétního účelu.
| Účel |
Typický právní základ |
| První kontakt, posouzení poptávky a příprava spolupráce |
opatření před uzavřením smlouvy na žádost klienta |
| Poskytování sjednaných služeb |
plnění smlouvy |
| Mimosoudní komunikace a zastupování na základě plné moci |
plnění smlouvy a oprávněný zájem na řádném řešení případu |
| Evidence komunikace a klientského případu |
plnění smlouvy a oprávněný zájem |
| Ochrana a obhajoba práv klienta nebo správce |
oprávněný zájem |
| Účetní, daňové a jiné zákonné povinnosti |
plnění právní povinnosti |
| Bezpečnost webu a prevence zneužití |
oprávněný zájem |
| Provoz veřejné diskuse |
poskytování příslušné služby a oprávněný zájem |
| Zpětná vazba k webu |
oprávněný zájem na zlepšování webu a služeb |
| Poptávka „Chci podobný web“ |
jednání o možné budoucí spolupráci |
| Rezervace hovoru |
opatření prováděná na žádost uživatele před případnou spoluprací |
| Nezbytná provozní komunikace s klientem |
plnění smlouvy nebo oprávněný zájem |
| Marketingová komunikace |
pouze odpovídající samostatný právní důvod |
| Netechnické cookies nebo obdobné technologie |
předchozí souhlas uživatele, pokud je právními předpisy vyžadován |
6. Formuláře na webu
U formulářů, kde jsou údaje potřebné pro vyřízení požadavku nebo poskytování služby, nevyžadujeme obecný souhlas se zpracováním osobních údajů.
Uživatel potvrzuje, že měl možnost seznámit se s informacemi o zpracování osobních údajů a bere je na vědomí. Pokud si přeje celé znění před odesláním přečíst, může je otevřít přímo u formuláře.
Údaje získané prostřednictvím vstupního formuláře, rezervace, zpětné vazby nebo formuláře „Chci podobný web“ používáme primárně k účelu, kvůli kterému byly poskytnuty.
Vyplněním formuláře není uživatel automaticky přidán do newsletteru nebo marketingové databáze.
Po odeslání formuláře můžeme na uvedený e-mail zaslat servisní informační zprávu s odkazem na přesnou verzi těchto informací použitou v okamžiku odeslání. Nejde o marketingové sdělení.
7. Elektronické dokumenty a komunikace
#NEDLUHŮM pracuje primárně elektronicky a služby jsou poskytovány převážně na dálku.
Klientské podklady standardně přijímáme v elektronické podobě, například jako PDF, fotografie dokumentů, screenshoty, elektronické přílohy, exporty komunikace, datové zprávy a jiné elektronické dokumenty.
Komunikace může probíhat zejména prostřednictvím e-mailu, WhatsApp Business, telefonu nebo datové schránky.
Telefonní hovory standardně nenahráváme. V průběhu hovoru však mohou vznikat pracovní poznámky související s konkrétním případem.
Komunikace prostřednictvím WhatsApp může být v nezbytném rozsahu exportována a využita při tvorbě pracovních nebo důkazních podkladů.
8. Zvláštní kategorie osobních údajů
Údaje o zdravotním stavu a další zvláštní kategorie osobních údajů běžně nepožadujeme.
V konkrétních případech ale mohou být relevantní například informace o zdravotním stavu, invaliditě nebo jiné osobní situaci, pokud mají přímý význam pro řešenou věc.
Takové údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu a jen tehdy, existuje-li pro to odpovídající právní důvod. Může jít například o situaci, kdy je jejich zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právního nároku. Pokud je pro konkrétní zpracování nezbytný výslovný souhlas, bude řešen samostatně.
9. Mimosoudní zastupování
#NEDLUHŮM může na základě klientovy plné moci komunikovat zejména s věřiteli, postupníky pohledávek, inkasními společnostmi, správci pohledávek, právními zástupci a dalšími subjekty zapojenými do mimosoudního řešení.
Předáváme pouze takový rozsah údajů, který je potřebný pro identifikaci klienta, prokázání oprávnění za klienta jednat a řešení konkrétní věci.
#NEDLUHŮM není advokátní kancelář a neposkytuje právní služby vyhrazené advokátům.
Pokud je potřeba právní zastoupení, může být případ předán nebo koordinován s vybranou advokátní kanceláří. Po vzniku samostatného vztahu mezi klientem a advokátní kanceláří zpracovává advokátní kancelář příslušné údaje podle vlastního právního postavení a povinností.
10. Interní analytické a pracovní výstupy
Při zpracování případu mohou vznikat například časové osy, ekonomické přehledy, souhrny komunikace, přehledy plateb, důkazní podklady, interní poznámky nebo další strukturované pracovní materiály.
Tyto dokumenty mohou obsahovat osobní údaje a chráníme je odpovídajícím způsobem.
Právo klienta na přístup k jeho osobním údajům tím není omezeno. Právo na přístup k osobním údajům však samo o sobě nezakládá obecné právo na získání interních metodik, pracovních strategií, analytických modelů, interních postupů nebo jiného know-how a obchodního tajemství #NEDLUHŮM.
11. Umělá inteligence a analytické nástroje
Při práci můžeme využívat moderní analytické a AI nástroje jako pracovní podporu.
Mohou nám pomáhat zejména při analýze dokumentů a komunikace, třídění a strukturování informací, tvorbě přehledů a přípravě pracovních nebo důkazních podkladů.
Rozsah předávaných informací se snažíme omezovat podle potřeb konkrétního úkolu.
AI nástroje nepoužíváme k výhradně automatizovanému rozhodování, které by samo bez lidského posouzení mělo vůči klientovi právní nebo obdobně významné účinky. Konečné posouzení a rozhodování o dalším pracovním postupu provádí člověk.
Konkrétní interní modely, metodiky, prompty, pracovní postupy a analytické procesy jsou součástí interního know-how a nejsou veřejně zveřejňovány.
12. Komu mohou být údaje zpřístupněny
Podle povahy konkrétního zpracování mohou mít k osobním údajům přístup zejména poskytovatelé webhostingu a e-mailových služeb, cloudových a zálohovacích služeb, komunikačních služeb, rezervačních systémů a pracovních nebo analytických nástrojů.
Mezi hlavní používané služby patří zejména služby společnosti FORPSI, služby Google a WhatsApp Business / Meta.
V závislosti na konkrétní službě mohou externí subjekty vystupovat jako zpracovatelé osobních údajů nebo jako samostatní správci.
Údaje mohou být dále zpřístupněny zejména věřitelům, inkasním společnostem, postupníkům, advokátním kancelářím, soudům, exekutorům, insolvenčním správcům, orgánům veřejné moci a dalším subjektům, pokud je to potřebné pro konkrétní případ nebo to vyžaduje právní předpis.
Veřejně nezveřejňujeme kompletní technologickou infrastrukturu, interní bezpečnostní architekturu ani úplný seznam interních nástrojů.
Google Search Console API a správa vyhledávání
Pro správu a optimalizaci webu ne-dluhum.cz využíváme službu Google Search Console a její rozhraní API.
Prostřednictvím zabezpečeného propojení získáváme především souhrnné údaje o výkonu webu ve Vyhledávání Google, počtech zobrazení a kliknutí, vyhledávacích dotazech a stavu indexace jednotlivých stránek.
Tyto informace používáme výhradně k technické správě webu, vyhodnocování jeho dohledatelnosti a zlepšování dostupnosti našeho obsahu.
Propojení je realizováno prostřednictvím Google OAuth. Přístup k získaným údajům mají pouze oprávněné osoby zajišťující správu webu.
Získané informace nepoužíváme k hodnocení klientů ani k automatizovanému rozhodování o jejich případech. Přístup k údajům, jejich využívání a uchovávání omezujeme na nezbytný rozsah a postupujeme v souladu s příslušnými podmínkami Google API Services.
13. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé používaných technologií mohou působit také mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor.
Pokud v souvislosti s konkrétní službou dochází k mezinárodnímu předání osobních údajů, musí být založeno na odpovídajícím mechanismu podle GDPR, například na rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložkách nebo jiném právně uznaném mechanismu.
14. Veřejná diskuse
Web může obsahovat veřejnou diskusi.
Do veřejných příspěvků není vhodné vkládat osobní nebo jiné neveřejné informace, které nejsou pro veřejnou diskusi nezbytné.
Zejména nezveřejňujte rodná čísla, soukromé adresy, telefonní čísla, neveřejné e-mailové adresy, čísla osobních dokladů, přístupové údaje, čísla smluv, neanonymizovanou klientskou dokumentaci nebo jiné citlivé informace.
Provozovatel může osobní nebo citlivé údaje z veřejného příspěvku odstranit, skrýt nebo anonymizovat, pokud je jejich zveřejnění nepřiměřené nebo rizikové.
Uživatel současně odpovídá za obsah, který sám veřejně zveřejní.
15. Výsledky, rozhodnutí a případové studie
Při veřejné prezentaci výsledků naší práce standardně chráníme identitu klienta.
Dokumenty a případové studie určené pro zveřejnění anonymizujeme tak, aby z nich nebylo možné běžným způsobem určit konkrétního klienta.
Relevantní údaje o věřiteli, soudu, veřejné instituci nebo jiné osobě vystupující v institucionální či veřejné roli mohou být zachovány, pokud je jejich zveřejnění přiměřené a právně přípustné.
Identifikovatelný klient může být veřejně prezentován pouze tehdy, pokud k tomu existuje odpovídající právní důvod, typicky jeho předchozí výslovný souhlas.
Pokud klient nechce, aby byl jeho případ použit ani v anonymizované podobě, může nám to sdělit a toto přání budeme respektovat.
16. Matomo, analytika a cookies
Pro základní měření návštěvnosti používáme vlastní instalaci Matomo.
Nepoužíváme Google Analytics ani Meta Pixel.
Technické cookies a obdobné technologie nezbytné pro fungování webu mohou být používány bez předchozího souhlasu v rozsahu dovoleném právními předpisy.
Pokud web používá analytické, marketingové nebo jiné netechnické cookies či obdobné technologie, které vyžadují předchozí souhlas uživatele, nesmějí být aktivovány před jeho udělením.
Aktuální technický přehled používaných cookies a podobných technologií může být uveden v příslušném nastavení soukromí nebo informacích o cookies.
17. Marketingová a informační komunikace
Údaje získané za účelem řešení klientského případu, rezervace, zpětné vazby nebo jiné poptávky nepoužíváme automaticky k obecnému marketingu.
Provozní komunikace související s probíhající spoluprací může být zasílána v rozsahu, který je pro spolupráci potřebný.
Pokud bude komunikace představovat obchodní či marketingové sdělení, bude používán odpovídající právní režim a příjemce bude mít možnost další takovou komunikaci odmítnout, pokud právní předpis nestanoví jinak.
Při hromadném e-mailovém rozesílání nebudeme zveřejňovat adresy jednotlivých příjemců ostatním adresátům.
18. Jak dlouho osobní údaje uchováváme
Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány.
Klientská dokumentace je standardně potřebná po dobu aktivní spolupráce.
Po jejím skončení mohou některé údaje zůstat uchovány po dobu, po kterou je to nezbytné ke splnění právní povinnosti, doložení průběhu spolupráce, řešení probíhajícího sporu nebo určení, výkon či obhajobu právních nároků.
Doba uchování se proto může lišit podle povahy konkrétního dokumentu a právního důvodu zpracování.
Po odpadnutí důvodu údaje odstraníme, anonymizujeme nebo jinak vyřadíme z běžného aktivního zpracování. Některé údaje mohou po omezenou dobu přetrvávat v technických zálohách do jejich běžné rotace.
19. Bezpečnost osobních údajů
Používáme přiměřená technická a organizační opatření odpovídající charakteru zpracovávaných údajů.
Patří mezi ně zejména řízení přístupů, zabezpečení účtů a zařízení, šifrování tam, kde je vhodné, zálohování, zabezpečený hosting a omezení přístupu na osoby, které jej pro svou práci skutečně potřebují.
Z bezpečnostních důvodů veřejně nezveřejňujeme detailní technickou architekturu, konfiguraci systémů ani interní postupy zabezpečení.
Pokud dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, incident vyhodnotíme, přijmeme odpovídající opatření a splníme oznamovací povinnosti vůči dozorovému úřadu nebo dotčeným osobám, pokud je právní předpisy vyžadují.
20. Předání údajů klientovi nebo jiné osobě
Klient může požádat o elektronické předání svých zpracovávaných podkladů v rozsahu odpovídajícím jeho právům a konkrétním okolnostem.
Pro elektronický export lze použít například zabezpečený přenos nebo zaheslovaný archiv. Heslo nepoužíváme ve formě rodného čísla a předáváme jej pokud možno jiným kanálem než samotný soubor.
Pokud klient požaduje přímé předání dokumentace novému poradci nebo jiné osobě, provedeme je pouze na základě jednoznačné instrukce klienta a po přiměřeném ověření jejího původu.
Případná placená služba spočívající ve fyzickém exportu na datový nosič je oddělena od bezplatného výkonu práv podle GDPR a neomezuje možnost získat údaje způsobem, který právní předpisy vyžadují.
21. Vaše práva
Podle okolností máte zejména právo:
- získat informace o zpracování svých osobních údajů,
- požádat o přístup k osobním údajům,
- požadovat opravu nepřesných údajů,
- požadovat výmaz,
- požadovat omezení zpracování,
- vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- požadovat přenositelnost údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
- odvolat souhlas, pokud je konkrétní zpracování založeno na souhlasu,
- podat stížnost u dozorového úřadu.
Právo na výmaz není absolutní. Některé osobní údaje můžeme i po podání žádosti dále uchovávat, pokud existuje jiný platný právní důvod, například právní povinnost nebo potřeba určit, vykonávat či obhajovat právní nárok.
22. Jak svá práva uplatnit
Nejjednodušší způsob je napsat na:
soukromi@czps.cz
Pokud žádost přichází z e-mailové adresy nebo jiného kontaktu, který již u klienta evidujeme, může to podle okolností postačovat k ověření jejího původu.
Pokud máme důvodné pochybnosti o totožnosti žadatele, můžeme požádat pouze o další informace nezbytné k přiměřenému ověření totožnosti.
Kopii občanského průkazu nebo jiného dokladu nevyžadujeme automaticky.
Na žádosti reagujeme ve lhůtách stanovených GDPR.
23. Stížnost u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete se obrátit na:
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
E-mail: posta@uoou.gov.cz
Datová schránka: qkbaa2n
Budeme rádi, pokud se v případě problému nejprve obrátíte také na soukromi@czps.cz, abychom mohli situaci prověřit a případně napravit.
24. Nezletilé osoby
Služby #NEDLUHŮM jsou primárně určeny osobám starším 18 let.
Pokud nás kontaktuje nezletilá osoba, další postup a případné zapojení zákonného zástupce posoudíme individuálně podle věku, charakteru věci a platných právních předpisů.
U nezletilých osob dbáme zvlášť na minimalizaci zpracovávaných údajů.
25. Změny dokumentu
Tento dokument se může měnit podle vývoje projektu #NEDLUHŮM, používaných služeb, technologií nebo právních požadavků.
Každá významná změna bude vydána jako nová verze. Na webu bude zobrazována aktuální verze dokumentu a datum jejího zveřejnění nebo poslední aktualizace.
Předchozí verze uchováváme tak, aby bylo možné dohledat přesné znění, které bylo uživateli zpřístupněno v okamžiku jeho potvrzení.
Klientský portál a pracovní spis
V klientském portálu evidujeme vámi poskytnuté kontaktní, osobní, sociální a finanční údaje, údaje o závazcích, dodané dokumenty a komunikaci potřebnou pro posouzení a řešení vašeho případu. Poradna je může doplňovat na základě podkladů. Zachováváme původ a historii podstatných změn.
Z evidence automaticky sestavujeme interní pracovní souhrny a jejich verze. Dokumenty ukládáme do vyhrazených složek Google Drive a údaje do zabezpečené evidence WordPress. Klientovi se zpřístupňují pouze jemu určené údaje; interní souhrny nejsou veřejné. Hesla ani přístupové tokeny do souhrnů nepatří.
Automatické součty jsou orientační pracovní podklady. Nejde o automatizované rozhodování o vašich právech nebo o oprávněnosti pohledávky. Odborné posouzení provádí poradna.
Při první ukládané změně v daném dni potvrzujete seznámení s aktuálními informacemi. Toto potvrzení nenahrazuje právní základ zpracování ani případný samostatný souhlas pro jiný účel.
Svá práva můžete uplatnit kontaktováním správce podle kontaktních údajů v těchto informacích. Jejich uplatnění není podmíněno uhrazením poradenské služby nebo povolením odborné finanční karty. Před předáním kontrolujeme totožnost, rozsah údajů a práva dalších osob. První kopie osobních údajů se podle čl. 15 GDPR zásadně poskytuje bezplatně.